Большинство современных предприятий или организаций со временем накапливает внушительный объем самых разных бумаг и документов. Для обеспечения их сохранности подчас недостаточно просто выделить место в офисе. Ведь документов может скопиться слишком много, а офисное пространство – не быть готовым вместить весь объем бумажных носителей информации. При этом путем утилизации решить проблему также не всегда возможно. Тому есть ряд веских причин.

Многие документы представляют практическую ценность. Хранить другие в течение определенного срока предписывает законодательство. Поэтому приходится создавать архив, который необходимо где-то разместить, причем с удобством и соблюдением всех требований, предъявляемых к подобным хранилищам.

В этом случае выходом из ситуации может стать аренда коммерческой недвижимости. Выбор последний сегодня весьма внушителен. Однако далеко не каждый объект соответствует нормам и требованиям, предъявляемым к архивным помещениям.

Такое пространство должно быть, в первую очередь, пожаробезопасным. Не секрет, что бумага быстро воспламеняется. Впрочем, огонь – далеко не единственный «враг» бумажных носителей информации.

Не менее пагубно на них влияет повышенная влажность, пыль, ультрафиолетовый свет и прочие атмосферные воздействия. Чтобы деловая документация оставалась сохранной и читабельной, необходимо создать в помещении благоприятный микроклимат. Так вот далеко в базе риэлтерского агентства не все представленные объекты коммерческой недвижимости к этому приспособлены.  

Например, подвальные и чердачные помещения в этом случае – не лучший вариант. Кроме того, объект должен быть изолирован от таких коммуникаций, как канализация или водоснабжение.

И, конечно, нельзя забывать об обустройстве интерьера. Удобно разместить архив можно с использованием современных мебельных конструкций – специальных шкафов, сейфов, стеллажей различных комплектаций и т.д. Помещение должно быть приспособлено к установке такой мебели.

Есть и еще один способ решить вопрос с архивным хранением документов. Существуют организации, оказывающие услуги содержания корпоративной документации. В этом случае бумаги помещают на грамотно оборудованной площади, им обеспечивают надлежащие условия хранения.

Более того, по желанию клиента компания может оказать еще ряд сопутствующих услуг. К примеру, выполнить оцифровку документации с целью создания электронного архива. Подобный архив весьма удобен в использовании. Он обеспечивает полную безопасность документации, делает работу с ней удобной, быстрой и доступной.

Для создания электронных архивов у специализированных организаций имеется в распоряжении оборудование, предназначенное для сканирования бумажных носителей различного формата, даже нестандартных. 

Статья предоставлена компанией ОСГ Рекордз Менеджмент.